Repasse para Terapeutas: Como Calcular Quanto Pagar a Cada Profissional da Clínica (Percentual, Valor Fixo e Convênio)

Todo fim de mês o gestor da clínica faz a mesma pergunta: quanto eu pago para cada terapeuta e quanto sobra para a clínica? Quando a resposta depende de uma planilha montada à mão, cruzando agenda, convênio e tabela de percentuais, o fechamento leva dias e sempre aparece uma divergência. Este guia mostra como funciona o repasse para terapeutas, os modelos mais usados, os erros que mais custam caro e como um sistema calcula tudo a partir dos atendimentos.

O que é repasse (e por que ele dá tanto trabalho)

Repasse é a parte do valor de cada atendimento que a clínica paga ao profissional que atendeu. Em clínicas de terapia (fonoaudiologia, psicologia, terapia ocupacional, fisioterapia, ABA, psicopedagogia), o mais comum é o profissional receber por produção: quanto mais sessões realizadas, maior o repasse.

O cálculo parece simples, mas na prática junta quatro informações que normalmente estão em lugares diferentes:

• Quem atendeu — e às vezes foram dois profissionais na mesma sessão.
• O que foi feito — o procedimento, que define o valor.
• Quem paga — particular, contrato ou convênio, cada um com sua tabela.
• A regra combinada com cada profissional — percentual, valor fixo, faixa diferente para o terapeuta principal e para o auxiliar.

Os modelos de repasse mais usados em clínicas de terapia

Muitas clínicas usam mais de um modelo ao mesmo tempo. Por isso a regra precisa ficar no cadastro (do procedimento, do convênio ou do contrato), e não na cabeça de quem fecha o mês.

Exemplo de cálculo: uma sessão de convênio com dois profissionais

Imagine uma sessão de terapia pelo convênio, com valor de R$ 150,00 na tabela do plano. Atenderam a terapeuta principal e um profissional adicional:

Agora multiplique isso por centenas de sessões no mês, com convênios que pagam valores diferentes pelo mesmo procedimento, faltas no meio do caminho e um profissional que trocou de regra no dia 15. É aí que a planilha deixa de dar conta.

Os erros de repasse que mais custam caro

• ✓Pagar sessão que não aconteceu. Falta e falta justificada não geram atendimento; se o status da agenda não é atualizado, a sessão entra no repasse.
• ✓Usar o valor errado. O mesmo procedimento vale um preço no convênio A e outro no convênio B. Repasse em percentual sobre o valor errado distorce o pagamento.
• ✓Esquecer o segundo profissional. Sem registro de quem participou da sessão, o adicional fica sem receber ou recebe por estimativa.
• ✓Pagar antes de receber. Se o convênio glosa a guia, a clínica já pagou o repasse de algo que não recebeu.
• ✓Regra combinada só de boca. Quando o percentual não está registrado, cada fechamento vira uma negociação.

Vale lembrar que glosa e repasse andam juntos: guia devolvida é dinheiro que não entra. Veja como reduzir glosas nos convênios.

Repasse liberado x repasse a receber

Uma decisão importante de gestão é quando o repasse é pago. Há dois caminhos comuns:

• Por competência: paga-se tudo o que foi atendido no mês, independente de o convênio já ter pago. Mais simples para a equipe, mais arriscado para o caixa.
• Por recebimento: paga-se o repasse dos atendimentos que a clínica já recebeu. O resto fica "aguardando recebimento" e entra no fechamento seguinte.

Seja qual for a escolha, o relatório precisa separar as duas coisas: quanto já está liberado para pagar e quanto ainda depende do convênio.

O relatório de repasse que o gestor precisa ver

Um bom relatório de repasse responde, em uma tela, às perguntas do fechamento:

• ✓Quanto a clínica faturou no período, quanto recebeu e quanto ainda está a receber.
• ✓Quanto vai para cada profissional, com o número de atendimentos de cada um.
• ✓Quanto fica para a clínica depois dos repasses (a margem real).
• ✓Para cada profissional: quem ele atendeu, em que dia, o procedimento, a faixa aplicada e o valor.
• ✓Alertas de atendimentos sem valor ou sem regra de repasse, antes de fechar o mês.
• ✓Exportação para planilha, para conferência ou envio à contabilidade.

Indicadores financeiros como esses complementam os indicadores clínicos — veja quais KPIs o gestor da clínica deve acompanhar.

Como o BlueSmiles calcula o repasse

No BlueSmiles, o repasse sai do próprio atendimento — não de uma planilha paralela:

• ✓Cada procedimento do convênio tem seu preço e suas faixas de repasse (percentual ou valor fixo), para o profissional principal e para os adicionais.
• ✓No agendamento, a recepção escolhe o convênio, o procedimento e os profissionais que participam da sessão.
• ✓Quando o atendimento é realizado, o lançamento financeiro é gerado com paciente, procedimento, unidade e valor.
• ✓Faltas e faltas justificadas ficam registradas na agenda e não entram como atendimento.
• ✓O relatório de faturamento mostra o faturado, o recebido, o repasse de cada profissional e o que fica para a clínica, com o detalhe atendimento por atendimento.
• ✓O fechamento de competência consolida os valores por profissional, por convênio e por paciente.

Perguntas frequentes